Política de privacidad

1. Quiénes somos y qué cubre esta política

Orthivaro Orthodontics y sus consultorios de ortodoncia afiliados (en conjunto, “Orthivaro”, “nosotros” o “nuestro”) operan orthivaro.space y su versión en español (el “Sitio web”). Esta Política de privacidad del Sitio web explica qué información recopilamos a través del Sitio web, cómo la usamos y compartimos, y qué opciones tienes.

Esta política no reemplaza nuestro Aviso de prácticas de privacidad conforme a HIPAA, que rige cómo usamos y divulgamos tu información médica protegida una vez que eres paciente. La app Orthivaro Anywhere y el portal del paciente pueden mostrar avisos de privacidad adicionales dentro de la app.

2. Tu información médica y HIPAA

Como proveedor de servicios de salud, Orthivaro es una “entidad cubierta” según la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA). La información médica protegida (PHI), como tu expediente dental, radiografías, planes de tratamiento y datos de seguro y facturación, se maneja de acuerdo con nuestro Aviso de prácticas de privacidad, que describe:

• Cómo podemos usar y divulgar la PHI para tratamiento, pagos y operaciones de atención médica;
• Los usos y divulgaciones que requieren tu autorización por escrito;
• Tus derechos a ver y obtener copias de tu expediente, pedir correcciones, solicitar restricciones o comunicaciones confidenciales y recibir un registro de ciertas divulgaciones;
• Cómo presentar una queja ante nosotros o ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU.

El Aviso de prácticas de privacidad está publicado en todas las clínicas Orthivaro y te lo entregamos en tu primera visita. Puedes pedir una copia en cualquier momento escribiendo a [email protected] o en la recepción. Si esta política y el Aviso de prácticas de privacidad llegaran a contradecirse respecto a la PHI, prevalece el Aviso de prácticas de privacidad.

3. Información que recopilamos

Información que nos das

Cuando reservas una consulta, nos envías un mensaje o solicitas un empleo, recopilamos los datos que decides compartir, por ejemplo:

• Nombre, correo electrónico, número de celular y código postal;
• El rango de edad del paciente, el tratamiento que te interesa y tu clínica, fecha y hora preferidas;
• Tu idioma preferido y cómo quieres que te contactemos;
• El contenido de tu mensaje y, en solicitudes de empleo, tu currículum y experiencia laboral.

Por favor, no incluyas información médica detallada, números de Seguro Social ni números de tarjetas de pago en los formularios del sitio. Tu equipo de atención recopilará de forma segura la información de salud que necesite durante tu visita.

Información que se recopila automáticamente

Cuando navegas por el Sitio web, nuestros servidores y proveedores reciben automáticamente cierta información técnica, como tu dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, sistema operativo, la página desde la que llegaste, las páginas que visitas, la fecha y hora de tu visita y una ubicación aproximada (como ciudad o estado) derivada de tu dirección IP.

Información de otras fuentes

Podemos recibir información de dentistas que te refieren, de socios de agendamiento y, una vez que eres paciente, de tu compañía de seguros. La información relacionada con tu atención se trata como PHI conforme a nuestro Aviso de prácticas de privacidad.

4. Cómo usamos la información

Usamos la información que recopilamos para:

• Responder a tus solicitudes y agendar, confirmar y recordarte tus citas;
• Verificar los beneficios de tu seguro y preparar estimados de costo cuando nos lo pidas;
• Comunicarnos contigo en inglés o en español, incluidos mensajes de servicio y, con tu consentimiento, mensajes promocionales;
• Operar, proteger, solucionar problemas y mejorar el Sitio web y nuestros servicios;
• Entender, de forma agregada, cómo usan los visitantes el Sitio web;
• Evaluar a candidatos de empleo;
• Cumplir la ley, hacer valer nuestros términos y proteger los derechos, bienes y la seguridad de nuestros pacientes, equipo y otras personas.

5. Cookies, analítica y tecnologías similares

Usamos una cantidad reducida de cookies y tecnologías similares, como el almacenamiento local de tu navegador:

• Esenciales: necesarias para que el Sitio web funcione y sea seguro, por ejemplo para proteger nuestros formularios contra el spam.
• Preferencias: recuerdan opciones como tu idioma o el estado que elegiste en “Mi ubicación”. Se guardan en tu propio navegador.
• Analítica: nos ayudan a contar visitas y ver qué páginas son más útiles. Configuramos estas herramientas para minimizar los datos que recopilan (por ejemplo, acortando las direcciones IP) y revisamos los resultados de forma agregada.

No usamos tecnologías de rastreo para divulgar PHI a terceros con fines publicitarios, y no colocamos rastreadores publicitarios de terceros en las páginas donde reservas citas o nos envías mensajes. Puedes bloquear o borrar las cookies en la configuración de tu navegador, aunque algunas funciones podrían no funcionar correctamente sin ellas. Cuando la ley lo exige, respetamos las señales de Global Privacy Control (GPC) como una solicitud para excluirte de la publicidad dirigida.

6. Cómo compartimos la información

No vendemos tu información personal ni la compartimos para publicidad conductual entre contextos. Solo compartimos información cuando es necesario para atenderte:

• Clínicas Orthivaro y consultorios afiliados: para que la clínica que elijas pueda contactarte y atenderte;
• Proveedores de servicios: empresas que alojan el Sitio web o prestan servicios de agendamiento, comunicaciones, analítica y seguridad informática, bajo contratos que limitan el uso de la información (y acuerdos de socio comercial cuando hay PHI de por medio);
• Razones legales y de seguridad: cuando lo exige la ley, una citación o una orden judicial, o para proteger los derechos y la seguridad de nuestros pacientes, nuestro equipo y el público;
• Transferencias de negocio: en caso de fusión, adquisición o venta de activos, sujeto a esta política y a la ley aplicable.

7. Mensajes de texto y correo electrónico

Si nos das tu número de celular, podemos enviarte por mensaje de texto confirmaciones, recordatorios de citas y novedades de tu tratamiento. Con tu consentimiento por separado, también podemos enviarte promociones ocasionales. Aceptar mensajes promocionales nunca es condición para ninguna compra o tratamiento. Responde STOP para dejar de recibirlos o HELP para obtener ayuda; pueden aplicar tarifas de mensajes y datos, y la frecuencia de los mensajes varía. Todos nuestros correos promocionales incluyen un enlace para darte de baja.

8. Tus opciones y derechos de privacidad

Según el lugar donde vivas, podrías tener derecho a:

• Saber qué información personal recopilamos sobre ti y obtener una copia;
• Corregir información inexacta;
• Eliminar información que ya no necesitamos, sujeto a nuestras obligaciones legales de conservación de registros;
• Excluirte de la publicidad dirigida, la venta de información personal o la elaboración de perfiles, cuando corresponda;
• Apelar nuestra decisión sobre tu solicitud.

Estos derechos provienen de leyes estatales como la Ley de Privacidad y Seguridad de Datos de Texas y la Ley de Privacidad del Consumidor de California, en la medida en que te apliquen. Tus derechos sobre tu expediente como paciente se describen en nuestro Aviso de prácticas de privacidad. Para hacer una solicitud, escribe a [email protected] o llama al (214) 555-0100. Verificaremos tu identidad antes de responder, puedes actuar mediante un representante autorizado y nunca te discriminaremos por ejercer tus derechos.

9. Privacidad de los niños

Muchos de nuestros pacientes son niños, pero el Sitio web está dirigido a padres, tutores y adultos. No recopilamos a sabiendas información personal en línea directamente de menores de 13 años. Si crees que un niño nos envió información, contáctanos y la eliminaremos.

10. Seguridad y conservación de datos

Usamos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas diseñadas para proteger tu información, como conexiones cifradas (HTTPS), controles de acceso y capacitación periódica de nuestro equipo. Ningún sistema es 100 % seguro, así que contáctanos de inmediato si crees que tu información se vio comprometida.

Conservamos las consultas recibidas por el sitio solo el tiempo necesario para los fines descritos en esta política, y conservamos los expedientes de pacientes durante los plazos que exigen las leyes estatales y federales.

11. Enlaces a otros sitios web

El Sitio web puede incluir enlaces a sitios y apps que no controlamos, como tiendas de aplicaciones, redes sociales y socios de seguros o financiamiento. Sus prácticas de privacidad se rigen por sus propias políticas, por lo que te recomendamos revisarlas.

12. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política ocasionalmente. Publicaremos la nueva versión en esta página con una nueva fecha de “Última actualización” y, si los cambios son importantes, lo avisaremos también en el Sitio web.

13. Contacta a nuestro Oficial de Privacidad

Puedes enviar tus preguntas, solicitudes o quejas sobre privacidad a nuestro Oficial de Privacidad mediante las opciones de abajo. También puedes presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. Nunca tomaremos represalias por presentar una queja.